Googleカレンダーで予定が作成されたら、Asanaでタスクを追加する

■概要

Googleカレンダーに登録した予定を、手作業でAsanaに転記する際に手間を感じたり、タスクの登録漏れが発生したりすることはないでしょうか。こうした定型的な作業は、自動化によって効率化することが可能です。

このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、その内容を基にAsanaへ自動でタスクを追加するため、タスク管理に関する手作業を削減し、業務の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとAsanaを併用し、タスクの二重入力に課題を感じている方
• チームの予定をAsanaのタスクに漏れなく反映させたいプロジェクトリーダーの方
• GoogleカレンダーとAsanaの連携を自動化し、自身のタスク管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録を起点にAsanaのタスクが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での転記作業が不要になることで、タスクの登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとAsanaをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、予定の内容からタスクに必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を基にタスクを作成します

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」設定では、Googleカレンダーの予定の件名や説明文から、どの情報をタスクとして抽出するかを任意でカスタムできます
• Asanaのタスク追加設定では、前のステップで抽出した予定のタイトルや日時などの値を、タスク名や説明、担当者、期日などに変数として埋め込むことが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。