■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた報告書や画像ファイルの内容を確認し、手作業でGitHubにIssueを作成する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業による転記業務は、時間がかかるだけでなくヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとGitHubをスムーズに連携させ、ファイルアップロードからIssue作成までを自動化できます。ファイルの内容はOCR機能が自動で読み取るため、迅速かつ正確な情報共有が可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとGitHubを利用し、ファイルとタスクを管理している開発チームの方
• MicrosoftSharePointにアップロードされるファイルに基づき、GitHubのIssueを手作業で作成している方
• ファイルからの情報転記ミスをなくし、迅速なタスク起票を実現したいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイルアップロードを起点にGitHubへのIssue作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り転記するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとGitHubをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. さらに、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGitHubの「Issueを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にIssueを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルから抽出したいテキスト項目を任意で設定することが可能です。
• GitHubでIssueを作成する際、タイトルや本文にOCR機能で取得した値を埋め込んだり、担当者やラベルなどを固定値として設定したりできます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924