Microsoft SharePointにファイルがアップロードされたら、自動でバックアップを作成する

■概要

Microsoft SharePointでのファイル管理において、重要なデータのバックアップを手作業で行うことに手間を感じていませんか。手動での作業は、更新漏れや誤った操作などのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、自動的にバックアップが作成されます。これにより、Microsoft SharePoint上でのファイル管理を効率化し、データの安全性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointで重要なファイルを管理しており、バックアップ作業を自動化したい方
• 手作業によるファイル複製やバージョン管理の運用に限界を感じているチームのリーダーの方
• Microsoft SharePointを活用した情報共有の安全性や確実性を高めたいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにファイルが作成・更新されると自動でバックアップが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるバックアップの作成漏れや、誤ったファイルの上書きといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションで、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にバックアップとして保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、バックアップの対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイルの種類や特定のキーワードを含むファイル名など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を設定できます。
• Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、バックアップ先のフォルダIDや、ファイル名に日付を追加するなど、固定値や変数を組み合わせて自由に設定が可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。