フォームからファイルが送信されたら、Microsoft SharePointへのファイルアップロードとサブフォルダの作成を自動化する

■概要

Webフォームで受け付けたファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointにアップロードし、フォルダを作成して整理する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、Microsoft SharePointへのファイルアップロードと指定のサブフォルダ作成が自動で実行されます。こうした定型業務を自動化することで、ファイル管理の効率化を実現し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointを利用し、フォームからのファイル受付業務を担当している方
• Microsoft SharePoint上での手作業によるフォルダ作成やファイル整理に手間を感じている方
• ファイル管理業務の自動化を進め、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にMicrosoft SharePointへのフォルダ作成とファイルアップロードが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのファイル保存時に発生しがちな、保存先の誤りやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、フォームの入力内容などをもとに任意のフォルダを作成します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したフォルダにフォームから送信されたファイルをアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、会社名や氏名、ファイルのアップロード欄など、収集したい情報に応じてフォームの項目を任意に設定してください。
• Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、フォームで取得した情報（例：会社名）を変数として利用し、動的にフォルダ名を設定できます。
• Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際、アップロード先のサイトやフォルダパス、ファイル名などを固定値や変数を用いて任意に指定できます。

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924