HubSpotでチケットが作成されたら、ChatGPTで解析し任意の情報を追加する

■概要

HubSpotで管理している顧客からの問い合わせチケットに対し、一件ずつ内容を確認して要約や返信内容の検討を手作業で行うのは手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいチケットが作成されると、その内容をトリガーにChatGPTが自動でテキストを解析、要約し、チケット情報として追記までを自動化できるため、チケット対応の初動を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで顧客サポートを担当しており、チケット対応の効率化を検討している方
• HubSpotとChatGPTを連携させ、問い合わせ内容の自動要約や分類を実現したい方
• 手作業による情報整理の時間を削減し、顧客対応の質と速度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• チケット作成後の内容解析や要約が自動化されるため、担当者が内容を把握し対応に着手するまでの時間を短縮することができます。
• 手作業での情報転記や要約作成時に起こりがちな、解釈の間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでトリガーとなったチケットの情報を取得し、ChatGPTの「テキストを生成」アクションでチケット内容を解析・要約させます。
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを更新」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストをチケットの任意の項目に追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、目的に応じてプロンプトを自由にカスタマイズできます。HubSpotのチケット情報を変数として利用し、「この内容を要約して」「緊急度を判断して」といった具体的な指示を与えることが可能です。
• HubSpotの「チケットを更新」アクションでは、ChatGPTが生成したテキストをどのプロパティに反映させるかを任意で設定できます。固定のテキストと組み合わせたり、特定の項目のみを更新したりと、柔軟な運用が可能です。

■注意事項

• HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。