SmartHRで従業員が登録されたら、Microsoft Teamsのチャネルに招待する

■概要

新しい従業員の入社に伴い、人事労務ソフトのSmartHRに従業員情報を登録した後、手作業でMicrosoft Teamsの社内チャネルへ招待する業務は、手間がかかる上に招待漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、SmartHRとMicrosoft Teamsを連携させ、従業員情報の登録をトリガーとして、自動で特定のチャネルへメンバーを招待する一連の流れを構築し、オンボーディングプロセスを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRでの入社手続き後、手作業でMicrosoft Teamsへ招待している人事労務担当者の方
• 従業員のオンボーディングを効率化し、招待漏れなどのミスを防ぎたい情報システム部門の方
• SmartHRとMicrosoft Teamsを活用し、従業員管理やコミュニケーションの自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRに従業員が登録されると、自動でMicrosoft Teamsのチャネルへ招待されるため、手作業での招待業務にかかる時間を短縮できます
• 手動での作業がなくなることで、招待するチャネルの間違いや招待漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「ユーザー情報を取得」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「プライベートチャネルにメンバーを追加」アクションを設定し、対象の従業員を招待します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsでメンバーを追加するプライベートチャネルは、任意のチャネルIDに設定してください
• 招待するユーザーIDを指定する際は、前のステップで取得したSmartHRの従業員情報を変数として利用し、自動で設定することが可能です

■注意事項

• SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。