Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、テキストを抽出しCal.comで予約を登録する

■概要

Outlookのカレンダーに登録されたイベント情報を、都度Cal.comへ手作業で入力する作業に時間を取られていませんか。このような定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローは、Cal.comとOutlookを連携させることでこうした課題を解決します。Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、AIが自動でテキストを抽出し、Cal.comに予約を登録するため、予約管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Cal.comとOutlookを日常的に利用し、手作業での予約登録に手間を感じている方
• Outlookカレンダーの予定を元に、Cal.comへの予約登録を自動化したいと考えている方
• 予約情報の転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのカレンダーにイベントが登録されると、自動でCal.comへ予約登録が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業での情報転記が不要になるため、入力内容の間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の品質向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」を設定し、イベント情報から予約に必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでCal.comの「予約を登録する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予約を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、「件名に特定のキーワードが含まれる場合のみ」といった、ユーザーの運用に合わせた任意の条件を設定してください
• Cal.comで予約を登録するアクションでは、AI機能で抽出したイベントの件名や日時などの情報を連携し、予約内容を任意に設定してください

■注意事項

• ‍‍Outlook、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。