Googleフォームの回答内容をもとに、Googleカレンダーに予定を作成しDiscordに通知する

■概要

イベントやミーティングの日程調整で、Googleフォームの回答を都度カレンダーに登録し、さらにDiscordでメンバーに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、Googleカレンダーへの予定作成からDiscordでのschedule通知までを自動化し、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでの受付内容をもとに、Discordでのschedule共有を手作業で行っている方
• Googleカレンダーへの予定登録と、関係者への通知連絡を自動化したいと考えているチームリーダーの方
• イベントやミーティングの調整業務を効率化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、カレンダーへの予定作成からDiscordでのschedule通知までが自動化され、手作業の時間を削減できます
• 手作業によるカレンダーへの転記ミスや、Discordへの通知漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleカレンダー、DiscordをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに予定が作成されるように設定します
4. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成された予定の情報を指定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordへメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できるため、プロジェクトやチームごとに通知先を分けることが可能です
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容やGoogleカレンダーで作成された予定の情報などを変数として埋め込めます

■注意事項‍

• Googleフォーム、Googleカレンダー、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
• ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133