Outlookで予定が作成されたら、Google Meetで会議スペースを作成し追加する

■概要

Outlookで会議を設定する際、都度Google Meetを開いて会議URLを発行し、手動で予定に貼り付ける作業は手間がかかるのではないでしょうか。この単純作業が原因で、URLの貼り忘れや間違いが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しい予定が登録されると、自動でGoogle Meetの会議スペースが作成され予定情報が更新されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとGoogle Meetを併用し、会議設定の手間を削減したいと考えている方
• OutlookカレンダーへのGoogle MeetのURL記載漏れやミスを防ぎたいチームリーダーの方
• 手作業による会議設定を自動化し、本来の業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでの予定作成をトリガーにGoogle MeetのURLが自動発行・追記されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手動でのURL発行や転記が不要になることで、URLの貼り忘れやコピーミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle MeetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Meetを選択し、「会議スペースを作成」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションを設定し、トリガーで取得したイベントIDと、作成したGoogle Meetの会議URLなどを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Meetで作成した会議のURLを、Outlookの予定のどの項目（場所、本文など）に反映させるかを任意で設定できます。
• Outlookの予定を更新する際に、件名や本文に特定のテキストを固定で追加したり、トリガーで取得した予定の情報を変数として設定したりすることも可能です。

■注意事項

• Outlook、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。