Google Meetで会議が開始されたら、Outlookでメールを送信する

■概要

Google Meetでの会議が始まるたびに、関係者へのリマインドや情報共有のメールをOutlookで手動作成していませんか？こうした繰り返し発生する連絡業務は手間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google MeetとOutlookをスムーズに連携させることができ、会議の開始をトリガーとして設定した内容のメールが自動で送信されるため、手作業による連絡業務を効率化し、重要な情報の伝達を確実なものにします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、Outlookを使った手動での連絡業務に課題を感じている方
• 会議の参加者や関係者へのリマインドや通知の送信漏れをなくし、円滑な連携を実現したい方
• Google MeetとOutlookの連携を通じて定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Meetの会議開始を検知してOutlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのメール作成や宛先設定が不要になることで、送信先の間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google MeetとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が開始したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースの詳細を取得」アクションを設定し、会議に関する情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を基に指定の宛先へメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Meetのトリガー設定では、自動化の対象としたい会議のスペースリソース名を任意に指定することが可能です。
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由に設定できます。
• メールの本文などには、前段のオペレーションで取得した会議情報などの動的なデータを変数として差し込んだり、固定のテキストを設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Google Meet、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。