Hubspotで特定の取引が作成されたら、ClockifyでTaskを作成する

■概要

Hubspotで管理している取引情報を、工数管理のためにClockifyへ手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、案件が増えるにつれて負担となり、入力漏れやミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubspotとClockifyの連携を自動化し、取引が作成された際にClockifyへ自動でタスクを作成できます。手作業による非効率な業務をなくし、スムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Hubspotで取引を作成後、Clockifyへ手動でタスクを登録している営業担当者の方
• HubspotとClockifyを連携させて、プロジェクトの工数管理を効率化したいマネージャーの方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Hubspotで取引が作成されると、自動でClockifyにタスクが登録されるため、データ入力に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、タスクの作成漏れや取引情報の誤入力といったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClockifyとHubspotをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでHubspotを選択し、「取引が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、取引が「作成された」場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでClockifyを選択し、「Create Task」アクションでHubspotから取得した情報をもとにタスクを作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Hubspotのトリガー設定では、取引の作成や更新を検知する間隔を任意で設定できます。
• 分岐機能では、「取引の作成」をトリガーとするだけでなく、Hubspotから取得した取引の金額や担当者などの情報をもとに、さらに細かい条件を自由に設定可能です。
• Clockifyでタスクを作成する際に、Hubspotの取引名や企業名といった情報を引用し、タスク名や詳細説明などの各項目に自由にマッピングできます。

■注意事項

• Hubspot、ClockifyのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。