■概要
Google Meetでの会議が終わった後、関連するAsanaのタスクを手動で更新するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。
特に、複数のプロジェクトが同時に進行していると、どのタスクがどの会議に対応しているのかを管理するだけでも負担になります。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議が終了すると同時に、関連するAsanaのタスクセクションを自動で移動させることができ、こうしたタスク管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議後、手作業でAsanaのタスクステータスを更新している方
- AsanaとGoogle Meetを連携させ、会議の進捗をタスク管理に素早く反映させたい方
- 会議後のタスク更新漏れを防ぎ、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Meetでの会議終了をトリガーとしてAsanaのタスクが自動更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動での更新作業がなくなることで、タスクの移動漏れやセクションの選択ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な進捗管理に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle MeetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースの詳細を取得」アクションを設定し、終了した会議の情報を取得します
- 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを検索」アクションを設定し、取得した会議情報をもとに関連するタスクを特定します
- その後、オペレーションの分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクのセクションを移動」アクションを設定し、特定したタスクを指定のセクションへ自動で移動させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、会議のタイトルや参加者といった前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を実行するかどうかの条件を任意で設定することが可能です
- Asanaのタスクを移動させるアクションでは、移動先のセクションを「完了」などの固定値で指定したり、会議の情報など前段で取得した値を変数として埋め込んだりするカスタムができます
■注意事項
- Google Meet、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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