HubSpotの取引が指定のステージに更新されたら、Confluenceにページを作成する

■概要

HubSpotで管理している取引情報や議事録などを、都度Confluenceへ手作業で転記していませんか？手作業での情報共有は手間がかかるだけでなく、転記ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、HubSpotとConfluenceをスムーズに連携させ、取引が特定のステージに更新されたタイミングで、関連情報をConfluenceに自動でページ作成できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで管理する取引の進捗を、Confluenceでチームに共有している営業担当者の方
• ConfluenceとHubSpot間の情報連携を手作業で行っており、業務を効率化したいと考えている方
• 営業活動に関するナレッジをConfluenceに蓄積し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotの取引ステージが更新されると自動でConfluenceにページが作成されるため、これまで情報転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConfluenceとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、HubSpotから取得した情報をもとにページが作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文の内容を自由に設定できます。
• HubSpotのトリガーで取得した取引名や企業名、担当者といった情報を変数として埋め込むことで、取引ごとに最適化されたページを自動で作成することが可能です。

■注意事項

• HubSpot、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。