Outlookで特定の件名のメールを受信したら、本文を要約しSlackに通知する

■概要

日々の業務で利用するOutlookには、重要な情報を含むメールが多数届きますが、その内容を都度Slackでチームに共有するのは手間がかかる作業です。特に長文のメールは、要点をまとめてから転記する必要があり、時間もかかりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメールの本文をAIが自動で要約し、Slackへ通知する一連の流れを自動化できます。これにより、SlackとOutlook間の情報共有を効率化し、重要な情報の見逃しを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールの内容を、手作業でSlackに転記・共有している方
• 外部からの重要な問い合わせや連絡の見落としを防ぎ、効率的な対応を実現したいと考えているチームの方
• メールに関する情報共有の工数を削減し、より生産性の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信から内容の要約、Slackへの通知までが自動で実行されるため、手作業による情報共有にかかっていた時間を削減できます。
• 自動で処理されることで、重要なメールの共有漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での正確な情報伝達を促進します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで取得したメール本文を「要約する」ように指定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードを任意で設定することが可能です。
• AI機能による要約では、メール本文などの前段で取得した情報を変数として利用でき、要約の条件などもカスタマイズできます。
• Slackへの通知設定では、メッセージを投稿するチャンネルを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストと前段で取得した値を組み合わせて通知内容を自由に作成できます。

■注意事項

• Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。