フォームで送信されたファイルをOCRし、PDFを発行してMicrosoft SharePointに格納する

■概要

フォームで受け取った請求書や申込書などのスキャンされたPDFファイルは、そのままではテキスト検索やデータの再利用ができず、手作業での転記や確認に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーとして、スキャンされたPDFを読み取り可能なPDFへ自動で変換（convert scanned pdf to readable pdf）し、Microsoft SharePointへ格納するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったスキャン済みPDFファイルを手作業でデータ化している方
• スキャンされたPDFを検索・編集可能なreadable pdfへ変換する作業を効率化したい方
• Microsoft SharePointへのファイル格納作業を自動化し、手入力の手間をなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、OCR処理からMicrosoft SharePointへの格納までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 自動で処理されるため、ファイルの保存漏れやOCR結果の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データ管理の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受け取ったファイルを対象に「OCRする」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、OCRで抽出したテキスト情報をもとに「書類を発行する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行したPDFファイルを指定の場所に格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取るファイルの中からどの項目のテキストを抽出するかを任意で設定することが可能です。
• Microsoft SharePointへファイルをアップロードする設定では、保存先のフォルダやファイル名に固定の値を設定したり、フォームの入力内容やOCRで取得した値を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムができます。

■注意事項

• Googleドキュメント、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924