■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報に紐づくファイルを、手作業でDropboxにバックアップしていませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、ファイルのアップロード漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneにファイルが添付されたレコードを登録するだけで、自動でDropboxの指定フォルダにファイルが格納されます。kintoneとDropboxを連携させることで、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとDropboxを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- kintoneに添付されたファイルのバックアップや他部署との共有を効率化したい方
- kintoneとDropbox間のファイル連携を自動化し、管理工数を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されるとファイルが自動でDropboxに格納されるため、これまで手作業で行っていたアップロードの時間を削減できます
- ファイルのアップロード忘れや格納先の指定間違いといった、手作業によるヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとDropboxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します
- 続いて、取得したレコードから「レコードに紐づくファイルキーの取得」アクションでファイルキーを取得します
- ファイルが添付されている場合のみ処理を進めるよう、「分岐機能」を設定します
- kintoneの「ファイルをダウンロード」アクションで、ファイルキーを元にファイルをダウンロードします
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの各アクションでは、対象となるアプリのIDやレコードIDなどを、トリガーや前段のオペレーションで取得した情報（変数）を用いて設定してください
- 分岐機能では、特定の条件に合致するレコードのファイルのみを処理の対象とするなど、後続オペレーションの実行条件を任意でカスタマイズできます
- Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。kintoneのレコード情報（顧客名など）を変数としてファイル名に含める設定も可能です
■注意事項
- kintone、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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