Gmailで受信した日本語PDFファイルをOCRし、結果を返信する

■概要

メールで受信した日本語のPDFファイル、その内容を手作業で確認しテキスト化する業務に手間を感じていませんか。特に定型的な書類の場合、同じ作業の繰り返しは非効率であり、入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の日本語PDFファイルを受信するだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その結果をメールで返信までの一連の流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信する日本語PDFのOCR処理に手間を感じている方
PDFファイルの内容確認と返信という定型業務の自動化を検討している担当者の方
手作業でのテキスト抽出による入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailで受信した日本語PDFファイルを自動でOCRし、結果を返信するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
手作業によるテキストの転記ミスや、返信内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

はじめに、GmailをYoomと連携します
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のメールを特定します
次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションでトリガーで取得したPDFファイルを指定します
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報などを本文に含めてメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

OCR機能では、PDFファイル全体をテキスト化するだけでなく、読み取る範囲や抽出したい特定の項目を任意で設定することが可能です
Gmailでのメール送信アクションでは、送信先を自由に設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの情報や、OCR機能で抽出したテキストを変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

GmailとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924