OutlookでJPEGファイルを受信したらOCRで読み取り、Microsoft Teamsで通知する

■概要

Outlookで受信した請求書や申込書などのJPEGファイルの内容を、都度手作業で確認しテキスト化していませんか？
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のJPEGファイルを受信した際に、OCR機能が自動でファイル内のテキストを読み取り、その内容をMicrosoft Teamsに通知できます。手作業による確認や転記の手間を省き、業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するJPEG形式の書類を手作業で確認、転記している方
• JPEGファイルからテキストへのOCR変換を自動化したい方
• Microsoft Teamsを活用し、チームへの情報共有を迅速化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• JPEGファイルからテキストへのOCR処理が自動化され、これまで手作業で行っていた確認や転記作業の時間を削減できます
• システムが自動で処理を行うため、手作業による文字の転記ミスやMicrosoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールにJPEG形式の添付ファイルがある場合のみ処理が進むようにします
4. 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションで、対象のJPEGファイルをダウンロードします
5. 次に、OCR機能の「OCRで文字を抽出する」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります
6. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、抽出したテキストを指定のチャネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象として任意に設定できます。これにより、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象とすることが可能です
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送信するチームやチャネルを任意で設定できます

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■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。