■概要

請求書や申込書など、メールで受信したPDFファイルの内容を手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーとして、PDFからテキストを自動で読み取り、Knackのデータベースに情報を登録するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信したPDFの情報を、手作業でKnackに転記している業務担当者の方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方
• PDFからテキストを抽出する作業の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からKnackへのレコード作成までが自動化されるため、手作業によるデータ入力の時間を短縮することができます
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します

■フローボットの流れ

1. はじめに、データベースアプリであるKnackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定することで、特定のメール受信をフロー起動のきっかけとします
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、PDFが添付されている場合など、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、添付されたPDFファイルから必要なテキスト情報を読み取ります
5. 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に新しいレコードを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCRのオペレーションでは、お使いのPDFファイルのフォーマットに合わせて、読み取りたいテキストの抽出項目を任意で設定してください
• Knackにレコードを作成するオペレーションでは、データを登録したい対象のObject IDとField IDをそれぞれ任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍KnackとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924