Boxにファイルがアップロードされたら、Knackに転送する

■概要

Boxにアップロードしたファイルを、都度手作業でダウンロードし、Knackへ登録し直す作業に手間を感じていませんか。こうした繰り返し発生する単純作業は、本来注力すべき業務時間を圧迫するだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Knackへのファイル転送とレコード作成を自動で実行し、BoxとKnackのスムーズな連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとKnackを活用しており、手作業でのファイル転送やデータ入力に課題を感じている方
• ファイル管理とデータベース管理を連携させ、業務プロセス全体の効率化を図りたいと考えている方
• 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、データ管理の正確性を向上させたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルが追加されると自動でKnackにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの選択ミスや添付漏れ、データ入力の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとKnackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 次に、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」や「ファイル名の変換」を用いて、Knackに登録したいファイル名に加工します。
5. オペレーションで、Knackの「Upload File」アクションを設定し、加工したファイルをアップロードします。
6. 最後に、Knackの「Create Record」アクションで新規レコードを作成し、アップロードしたファイル情報などを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダをIDで任意に指定してください。
• データ変換機能を使用することで、Knackにアップロードするファイルの名前を、日付や特定の文字列と組み合わせるなど自由に設定することが可能です。
• Knackのアクションでは、レコードを作成するオブジェクトや情報を登録するフィールドを任意に指定できます。また、各フィールドには固定値や、Boxから取得したコンテンツIDなどの変数を埋め込むこともできます。