Boxにファイルがアップロードされたら、KnackでRecordを作成する

‍■概要

Boxにアップロードしたファイルの情報を、別途Knackで手入力によって管理していませんか？こうした二重入力の手間は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードを検知し、Knackのレコードを自動で作成するため、KnackとBoxを連携させた効率的なファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードしたファイルの情報をKnackで管理しており、手入力に課題を感じている方
• KnackとBoxを連携させ、ファイル管理業務の自動化や効率化を目指している方
• Knackを使ったデータベース構築で、Boxとのスムーズなデータ連携方法を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると自動でKnackにレコードが作成されるため、手作業での転記作業にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ入力がなくなることで、転記ミスやレコードの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとKnackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報をもとにレコードが作成されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知したい対象のフォルダIDを任意で設定してください。
• Knackのオペレーションでは、レコードを作成したいオブジェクトや、値を入力するフィールドを任意に指定できます。
• Knackの各フィールドには、固定値を入力するだけでなく、トリガーで取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Box、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。