kintoneでPDFファイルが登録されたら、OCRで読み取りSlackに通知する

■概要

kintoneにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で確認していませんか。
このワークフローは、kintoneにPDFファイルが登録されると、OCR機能がファイル内のテキストを自動で抽出し、その内容をSlackに通知するものです。定型的な確認・転記作業を自動化し、PDFから必要なテキストを抽出することで、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintone上でPDFファイルを管理しており、内容の確認や転記に手間を感じている方
• PDFから特定のテキストを抽出し、チームに共有する作業を効率化したい方
• kintoneとSlackを活用し、申請書や請求書の処理フローの自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneにPDFファイルが登録されると自動で内容が読み取られ通知されるため、手作業での確認や転記作業にかかっていた時間を削減できます
• PDFからテキストを自動で抽出するため、人の手による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、kintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」アクションを設定し、登録されたファイル情報を取得します
4. 次に、ファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう「分岐機能」を設定します
5. 次に、kintoneの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
6. 次に、「OCRで文字を抽出」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルから文字情報を読み取ります
7. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を指定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneとの連携設定では、ご利用のサブドメイン名を正しく設定してください
• OCR機能の設定では、PDFファイルから読み取りたい項目（例：請求金額、会社名など）を任意で設定してください
• Slackへの通知設定では、投稿先のチャンネルIDは任意の値を設定し、メッセージ内容はOCRで取得した値などを活用して自由に組み立ててください

■注意事項

• ‍‍kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。