Googleフォームでロシア語のファイルが送付されたら、OCRで読み取りKnackでRecordを作成する

■概要

ロシア語で記載された画像やPDFファイルを受け取った際、内容を手作業で転記する業務に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが添付・送信されると、OCR機能がロシア語のテキストを自動的に読み取り、その内容を基にKnackへレコードを自動的に作成します。手作業によるデータ入力業務を効率化し、テキスト抽出の処理における課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ロシア語の書類や申込書などをGoogleフォームで受け付けている業務担当者の方
• 海外拠点や取引先から送付されるロシア語のファイルをデータ化している方
• OCRの技術を活用して、多言語のデータ入力業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信を起点に、OCRでのテキスト化からKnackへの登録までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、KnackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の条件（例：ファイルが添付されている場合など）で処理が実行されるよう設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
5. その後、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからロシア語のテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとにレコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定では、ロシア語のファイルから読み取りたいテキストの抽出項目を任意で指定することが可能です。
• 分岐機能では、後続の処理に進むための条件（例：特定の回答内容が含まれる場合など）を任意で設定してください。
• Knackでレコードを作成する際には、OCR機能で取得したテキスト情報などを活用し、登録内容を任意に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、GoogleDrive、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133