Gmailでカンナダ語のファイルを受信したら、OCRで読み取りRowsで行をAppendする

■概要

Gmailで受信するカンナダ語の請求書や書類など、添付ファイルの内容を手作業で転記していませんか？こうした定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付されたカンナダ語のファイルをOCRで自動的に読み取り、その内容をRowsへ追記する一連の流れを自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取るカンナダ語の書類のデータ入力に手間を感じている方
• OCRの技術を活用して、手作業による転記作業をなくしたい方
• Rowsでのデータ管理をしており、入力プロセスを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に、OCRによる読み取りからRowsへのデータ追記までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのデータ転記がなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとRowsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、メールに添付された画像やPDFファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでRowsの「Append Row」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに行として追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCR機能で、ファイル内のどの項目を抽出するかを任意で設定してください。
• 分岐機能で、特定の件名や送信者など、処理を実行する条件を任意で設定してください。
• Rowsへのデータ追記を行う際に、OCRで取得した値などを活用し、書き込む内容を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、RowsのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。