DropboxにPDFファイルがアップロードされたら、OCRでテキストを抽出しPodioにItemを追加する

■概要

請求書や申込書といったPDFファイルを受け取るたびに、手作業で内容をPodioなどの管理ツールへ転記していませんか？この定型的な作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルを追加するだけで、OCR機能が自動でPDFから全てのテキストを抽出し、Podioへアイテムとして追加するため、手入力に伴う課題を解消し業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとPodioの間で、PDFファイルの内容を手作業で転記している方
• PDFからテキストを抽出する作業の効率化を検討している方
• 紙の書類やPDFのデータ化と、それに伴う入力作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxへのPDFファイル追加を起点に、テキスト抽出からPodioへのアイテム追加までが自動化されるため、手作業でのデータ転記時間を短縮できます。
• 人の手によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制し、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとPodioをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでPodioの「Add Item」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を基に新しいアイテムを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値で指定してください。
• OCR機能のオペレーションでは、PDFファイル内のどの項目のテキストを抽出するかを任意で設定します。
• Podioにアイテムを追加するオペレーションでは、対象のApp IDやデータを登録したいField IDなどを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Dropbox、PodioのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924