■概要
HubSpotのチケット管理において、顧客への共有URLを手作業でBitlyを使い短縮していませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotとBitlyの連携が自動化され、チケット作成をトリガーに短縮URLを自動で生成し、チケットにメモとして追加することが可能です。定型的な作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのチケット機能で、顧客とのやり取りや情報共有を管理している方
- Bitlyを使った短縮URLの生成とHubSpotへの転記を手作業で行っている方
- HubSpotとBitlyを連携させ、サポート業務の効率化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- チケットが作成されると、Bitlyでのリンク短縮からHubSpotへのメモ追記までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのURLコピー＆ペーストやメモの入力ミスを防ぎ、顧客への正確な情報共有を実現することで、ヒューマンエラーのリスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとBitlyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキスト抽出」を設定し、チケット情報から対象のURLを取得します。
- 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、短縮したいURLを指定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットにメモを作成」アクションを設定し、Bitlyで生成した短縮URLをチケットに自動で追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Bitlyで短縮するリンクは、トリガーで取得したチケット情報に含まれる特定のURLを変数として設定したり、固定のURLを入力したりと、要件に応じて柔軟な設定が可能です。
- HubSpotで作成するメモの内容は、Bitlyで生成した短縮URLの変数と固定のテキストを組み合わせるなど、自由にカスタマイズして出力できます。
■注意事項
- HubSpot、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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