Asanaのタスクに追加されたURLをBitlyで短縮し、タスクのコメントに追加する

■概要

Asanaでタスク管理を行う際、参考URLを手動でBitlyを使って短縮し、コメントに貼り付ける作業に手間を感じていませんか？
この一連の作業は単純ですが、積み重なると無視できない時間的コストになります。
このワークフローを活用すれば、Asanaに特定のタスクが追加されると、自動でタスク内のURLを抽出しBitlyで短縮、そのリンクをコメントに投稿するため、URL共有に関する手作業を一掃し、よりスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaで頻繁に参考URLを共有しており、手作業でのURL短縮と貼り付けを効率化したい方
• Bitlyで短縮したURLをAsanaのタスク上で管理し、情報共有をスムーズにしたいチームの方
• タスク管理におけるURL共有などの細かい手作業を自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• タスク内のURLを自動で抽出しBitlyで短縮、コメントに追記するため、手作業でのURL共有にかかる時間を短縮します。
• 手作業によるURLの貼り間違いや短縮忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとBitlyをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、タスクの説明文などからURLのテキストデータを抽出するよう設定します。
4. 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを選択し、抽出したURLを処理するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクにコメントを追加」アクションを設定し、生成された短縮URLを元のタスクに投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
• データ抽出機能では、タスクのどの情報からテキストを抽出するか、また文字数に応じた変換タイプなどを任意で設定します。
• Bitlyでリンクを短縮するアクションでは、対象のURLに加え、使用するドメインやグループGUIDなどを任意で設定することが可能です。
• Asanaへコメントを追加するアクションでは、短縮URLの前後に挿入する定型文など、コメント内容を自由に設定できます。

■注意事項

• Bitly、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。