退職者や異動者が発生するたびに行うHRMOSアカウントの利用停止手続き、毎回手作業で対応していませんか？
従業員リストを確認し、対象者を探し出して手動でステータスを変更する作業は、件数が少ないうちは問題なくとも、組織の規模が大きくなるにつれて担当者の大きな負担となり、他の重要な人事業務を圧迫する原因にもなります。
もし、従業員リストが更新された際に、対象となるHRMOSアカウントを自動で利用停止にできる仕組みがあれば、こうした定型的ながらもミスの許されない作業から解放され、人事戦略の立案や採用活動といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSの利用停止手続きを自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
毎朝Google スプレッドシートでレコードを取得し、HRMOSで社員を一括で利用停止にする
試してみる
■概要
退職者情報などを管理しているGoogle スプレッドシートを元に、HRMOSで手動で利用停止の対応を行っていませんか？ この作業は件数が多くなると手間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を元に、毎朝決まった時間にHRMOSの利用停止処理を自動で実行できます。定期的なアカウント棚卸し業務の負担を軽減し、より正確な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSでの社員アカウント利用停止処理に手間を感じている人事担当者の方
- Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業でアカウントを停止している管理者の方
- HRMOSに関する定型業務を自動化し、セキュリティ管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動でGoogle スプレッドシートの情報を元に処理が自動実行されるため、手作業での対応時間を削減できます
- 手作業による利用停止の対応漏れや対象者の間違いを防ぎ、セキュリティリスクの低減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHRMOSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動させたい時間を設定します
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、利用停止対象の社員リストを取得します
- ループ機能を設定し、取得した社員情報をもとに一人ひとりに対して処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、HRMOSの「社員を利用停止ステータスに変更」アクションを設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことをシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを起動させたい曜日や時間などを任意で設定してください
- Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象となるファイルのスプレッドシートIDやシート名を指定してください
- ループ処理の設定では、Google スプレッドシートから取得した情報のうち、繰り返し処理を行いたい項目（社員情報など）を指定します
- HRMOSで社員を利用停止にする設定では、Google スプレッドシートから取得した社員IDなど、どの情報をキーにして対象者を特定するかを任意で設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
データベースと連携してHRMOSの利用停止を自動化するフローを作ってみよう
それではここから、毎朝Google スプレッドシートでレコードを取得し、HRMOSで社員を一括で利用停止にするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HRMOSとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
毎朝Google スプレッドシートでレコードを取得し、HRMOSで社員を一括で利用停止にする
試してみる
■概要
退職者情報などを管理しているGoogle スプレッドシートを元に、HRMOSで手動で利用停止の対応を行っていませんか？ この作業は件数が多くなると手間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を元に、毎朝決まった時間にHRMOSの利用停止処理を自動で実行できます。定期的なアカウント棚卸し業務の負担を軽減し、より正確な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSでの社員アカウント利用停止処理に手間を感じている人事担当者の方
- Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業でアカウントを停止している管理者の方
- HRMOSに関する定型業務を自動化し、セキュリティ管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動でGoogle スプレッドシートの情報を元に処理が自動実行されるため、手作業での対応時間を削減できます
- 手作業による利用停止の対応漏れや対象者の間違いを防ぎ、セキュリティリスクの低減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHRMOSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動させたい時間を設定します
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、利用停止対象の社員リストを取得します
- ループ機能を設定し、取得した社員情報をもとに一人ひとりに対して処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、HRMOSの「社員を利用停止ステータスに変更」アクションを設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことをシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを起動させたい曜日や時間などを任意で設定してください
- Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象となるファイルのスプレッドシートIDやシート名を指定してください
- ループ処理の設定では、Google スプレッドシートから取得した情報のうち、繰り返し処理を行いたい項目（社員情報など）を指定します
- HRMOSで社員を利用停止にする設定では、Google スプレッドシートから取得した社員IDなど、どの情報をキーにして対象者を特定するかを任意で設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
ステップ1：HRMOSとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
毎朝Google スプレッドシートでレコードを取得し、HRMOSで社員を一括で利用停止にする
試してみる
■概要
退職者情報などを管理しているGoogle スプレッドシートを元に、HRMOSで手動で利用停止の対応を行っていませんか？ この作業は件数が多くなると手間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにも繋がりかねません。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を元に、毎朝決まった時間にHRMOSの利用停止処理を自動で実行できます。定期的なアカウント棚卸し業務の負担を軽減し、より正確な管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSでの社員アカウント利用停止処理に手間を感じている人事担当者の方
- Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業でアカウントを停止している管理者の方
- HRMOSに関する定型業務を自動化し、セキュリティ管理を徹底したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動でGoogle スプレッドシートの情報を元に処理が自動実行されるため、手作業での対応時間を削減できます
- 手作業による利用停止の対応漏れや対象者の間違いを防ぎ、セキュリティリスクの低減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHRMOSをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動させたい時間を設定します
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、利用停止対象の社員リストを取得します
- ループ機能を設定し、取得した社員情報をもとに一人ひとりに対して処理を繰り返すようにします
- ループ処理の中で、HRMOSの「社員を利用停止ステータスに変更」アクションを設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したことをシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローボットを起動させたい曜日や時間などを任意で設定してください
- Google スプレッドシートからレコードを取得する設定では、対象となるファイルのスプレッドシートIDやシート名を指定してください
- ループ処理の設定では、Google スプレッドシートから取得した情報のうち、繰り返し処理を行いたい項目（社員情報など）を指定します
- HRMOSで社員を利用停止にする設定では、Google スプレッドシートから取得した社員IDなど、どの情報をキーにして対象者を特定するかを任意で設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【全曜日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法については「スケジュールトリガーの設定方法」をご確認ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
ステップ4：Google スプレッドシートのレコード取得設定
設定を始める前に、テストで使用する社員リストをGoogle スプレッドシートで作成しておきましょう。
実際にHRMOSに登録してある利用停止可能なデータ(※テスト値でOK)を、リストにしてください。
また、項目は任意ですが、設定をスムーズに進めるため以下2点の列を作成してください。
▼今回使用するテスト用社員データ
作成が完了したらYoomに戻り、設定を進めていきます。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを、確認してください。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から、先ほど作成したシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「取得したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から取得対象となるレコードを指定します。
今回は『利用停止』列が【必須】のレコードを取得するため、以下のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」を行います。
テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大300件）が「取得した値」に追加されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ5：繰り返し対象の設定
取得したレコードの数だけループ処理を行って、社員データを利用停止ステータスに変更するよう設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目（社員ID）を設定しましょう。
設定ができたら最後に「完了」をクリックしてください。
ステップ6：利用停止ステータスに変更する設定
取得した社員IDを基に、ステータスを変更する設定を行います。
「社員を利用停止ステータスに変更」をクリックしてください。
