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退職者や異動者が発生するたびに行うHRMOSアカウントの利用停止手続き、毎回手作業で対応していませんか？
従業員リストを確認し、対象者を探し出して手動でステータスを変更する作業は、件数が少ないうちは問題なくとも、組織の規模が大きくなるにつれて担当者の大きな負担となり、他の重要な人事業務を圧迫する原因にもなります。
もし、従業員リストが更新された際に、対象となるHRMOSアカウントを自動で利用停止にできる仕組みがあれば、こうした定型的ながらもミスの許されない作業から解放され、人事戦略の立案や採用活動といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHRMOSの利用停止手続きを自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、毎朝Google スプレッドシートでレコードを取得し、HRMOSで社員を一括で利用停止にするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【全曜日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
曜日指定以外にも、日付指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼日付指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法については「スケジュールトリガーの設定方法」をご確認ください。
最後に「完了」を押して次へ進みましょう。
設定を始める前に、テストで使用する社員リストをGoogle スプレッドシートで作成しておきましょう。
実際にHRMOSに登録してある利用停止可能なデータ(※テスト値でOK)を、リストにしてください。
また、項目は任意ですが、設定をスムーズに進めるため以下2点の列を作成してください。
作成が完了したらYoomに戻り、設定を進めていきます。
「複数のレコードを取得する（最大300件）」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを、確認してください。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から、先ほど作成したシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「取得したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から取得対象となるレコードを指定します。
今回は『利用停止』列が【必須】のレコードを取得するため、以下のように設定しました。
設定が完了したら「テスト」を行います。
テストに成功すると、条件に合うレコードが全て（最大300件）が「取得した値」に追加されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
取得したレコードの数だけループ処理を行って、社員データを利用停止ステータスに変更するよう設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いるレコードの項目（社員ID）を設定しましょう。
設定ができたら最後に「完了」をクリックしてください。
取得した社員IDを基に、ステータスを変更する設定を行います。
「社員を利用停止ステータスに変更」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「社員ID」は、取得した値から【ループ変数】を引用し設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に利用停止ステータスに変更されるので、HRMOSを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
最後に、ステータス変更後のデータを管理しやすくするため、Google スプレッドシートのレコードを自動更新する設定を行います。
「レコードを更新する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないか確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
は、ステップ4と同様の設定をしてください。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
「更新したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から更新対象となるレコードを指定します。
今回は『社員ID』が等しいレコードを更新するため、ループ変数を活用し以下のように設定しました。
「更新後のレコード値」は、どの項目をどの値に変更するかを設定していきます。
今回のテストでは「削除」を変更します。
なお、更新する必要がない他の項目は空白にしています。
完了したら「テスト」を行ってください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが更新されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、毎朝Google スプレッドシートでレコードを取得し、HRMOSで社員を一括で利用停止にするフローの連携手順になります！
従業員情報の登録や更新をトリガーに、書類作成や他ツールへのデータ同期を自動化します。
OCRによる履歴書の読み取りから、契約書の自動送付、ミーティング設定やストレージへのファイル格納までをシームレスに完結。
手動での転記や二重管理をノーコードで一掃し、正確なマスターデータを維持することで、人事・採用業務の工数を削減し、組織の成長を加速させます。
HRMOSのアカウント利用停止手続きを自動化することで、これまで手作業で行っていた退職・異動に伴うアカウント管理業務の手間を削減し、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は面倒な手作業から解放され、従業員エンゲージメントの向上施策や制度設計といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：利用停止処理が完了したら通知を受け取れますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは業務内容に合わせてフローボットを自由に作成・カスタマイズできるため、利用停止処理の完了後、Slackやメールなどお使いの通知アプリへ自動で通知することができます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
なお、連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：無料プランでこのフローを使えますか？
A：
HRMOSとGoogle スプレッドシートはフリープランでもご利用いただけるアプリですが、今回のフローでは「同じ処理を繰り返す」オペレーションを含むため、フリープランではご利用いただけません。
「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
ただし、Yoomではミニプラン・チームプラン・サクセスプランそれぞれを2週間のトライアルでお試しいただけますので、ぜひこの機会に体験してみてください！
詳しくは以下をご確認ください。
Q：該当社員がいない場合、フローはどうなりますか？
A：
該当社員がいない場合は、エラーが発生しYoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
