BoxにアップロードされたファイルをOCRし、Keepingにクライアントを作成する

■概要

Boxにアップロードした請求書や契約書などの書類情報を、手作業でKeepingに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このような定型的な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないという課題も少なくありません。

このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の情報を自動で読み取り、Keepingにクライアント情報を登録します。KeepingとBoxの連携を自動化し、手作業によるデータ入力を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとKeepingを併用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
• Keepingへのクライアント登録作業における、手入力によるミスを防止したい方
• Boxを活用したデータ管理とKeepingの顧客管理を連携させ、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxにファイルをアップロードするだけでKeepingへのクライアント作成が完了するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
• OCRによるテキスト抽出と自動登録によって、手作業での転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとKeepingをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションのOCR機能で「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報をテキストとして抽出します
5. 最後に、オペレーションでKeepingの「Create Client」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基にクライアントを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、読み取り対象のファイルの中から、どの部分のテキストを抽出するかを任意でカスタムすることが可能です
• Keepingでクライアントを作成するオペレーションでは、各設定項目に固定のテキストを入力したり、前段のOCR機能で取得した会社名などの値を動的に埋め込んだりするなどのカスタムが可能です

■注意事項

• Box、KeepingのそれぞれとYoomを連携してください。