Asanaでプロジェクトが作成されたら、メンバーの追加とGoogleカレンダーへの予定作成を自動化する

■概要

Asanaで新しいプロジェクトを立ち上げる際、手作業でメンバーを追加したり、キックオフミーティングなどをGoogleカレンダーに登録したりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Asanaでプロジェクトが作成されたことをきっかけに、指定メンバーの自動追加からGoogleカレンダーへの予定作成までを自動化します。AsanaとGoogleカレンダーの同期作業を効率化し、プロジェクトの始動を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとGoogleカレンダーを併用し、二重入力の手間をなくしたいプロジェクトマネージャーの方
• プロジェクト開始時の定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
• AsanaとGoogleカレンダーの同期を自動化することで、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでプロジェクトを作成するだけで、メンバーの追加から予定登録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるメンバーの追加漏れや、カレンダーへの予定の登録ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「プロジェクトが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションを設定します。
4. 続いて、オペレーションで担当者依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、必要に応じて人や日程の確認、承認を挟むことが可能です。
5. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、プロジェクトに関連する予定を自動で登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのオペレーション設定では、対象としたいプロジェクトIDや、プロジェクトに追加するメンバーのメールアドレスを任意の値に設定してください。
• 担当者依頼機能では、依頼内容の詳細にAsanaで取得したプロジェクト名などの情報を変数として含めたり、固定の指示文を設定したりすることが可能です。
• Googleカレンダーで予定を作成する際には、予定のタイトルや説明などに、固定の文言や前段のフローで取得した情報を変数として自由に設定できます。

■注意事項

• Asana、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。