Google Chatでメッセージが送信されたら、Asanaでタスクを作成し別のスペースに通知する

■概要

Google Chatで受け取ったタスク依頼や連絡事項を、手作業でAsanaに転記する際に手間を感じたり、対応が漏れてしまったりすることはないでしょうか。このような手作業は、重要なタスクの見落としや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、Google Chatの自動化を実現し、Google Chatのメッセージ受信をきっかけとしてAsanaへのタスク作成と別スペースへの完了通知までを自動化するため、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatで受けた依頼を、手作業でAsanaのタスクに登録している方
• タスクの登録漏れや転記ミスを防ぎ、管理の確実性を高めたいチームリーダーの方
• Google Chatの自動化を活用し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chat上のメッセージが自動でAsanaのタスクになるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
• 手動での対応によるタスクの登録漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の精度を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとAsanaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メッセージ内容からタスク名などの情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」を設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」を設定し、タスクが作成された旨を任意のスペースに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、どのスペースのメッセージを検知の対象とするか、リソース名を任意で設定してください
• AI機能によるテキスト抽出では、Google Chatで受信したメッセージ内容を基に、タスク名や担当者、期限など抽出したい項目を自由にカスタマイズできます
• Asanaへのタスク追加では、登録先のプロジェクトや担当者などを固定値で指定したり、前段のAI機能で抽出した情報を変数として設定したりすることが可能です
• 最後のGoogle Chatへの通知では、通知先のスペースを任意で指定できるほか、本文にAsanaで作成されたタスクURLなどを含めるよう自由にカスタマイズできます

■注意事項

• Google Chat、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。