freee人事労務で従業員が登録されたら、Google Chatにスペースを作成し招待する

■概要

新しいメンバーの入社に伴うオンボーディング業務では、人事労務での手続きに加えて、コミュニケーションツールの準備も必要になるのではないでしょうか。
特にGoogle Chatのスペース作成やメンバー招待などを手作業で行っていると、時間がかかる上に招待漏れなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報を登録するだけで、Google Chatのスペース作成から招待までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務での従業員登録後、手作業でGoogle Chatの準備を行っている人事労務担当者の方
• Google Chatの活用と自動化で、新メンバーの受け入れを効率化したいチームリーダーの方
• 従業員の入社手続きからコミュニケーションツールの設定まで、一連の流れを円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務への登録を起点として、Google Chatのスペース作成や招待が自動処理されるため、手作業での対応時間を短縮することができます。
• 手動でのスペース作成ミスやメンバーの招待漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なオンボーディングの準備に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務とGoogle ChatをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定します。
3. 次に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに新しいスペースを作成します。
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者への通知や本人への招待メールなどを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• freee人事労務から従業員情報を取得する際、どの情報を後続のオペレーションで利用するかを任意で設定できます。
• Google Chatでスペースを作成する際、スペース名にfreee人事労務から取得した従業員名を入れるなど、固定値と変数を組み合わせて動的に設定することが可能です。
• メール機能では、宛先や件名、本文を自由に設定できます。freee人事労務で取得した従業員のメールアドレスや名前を変数として差し込むことも可能です。

■注意事項

• Google Chat、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• freee人事労務のアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858