freee人事労務で従業員が追加されたら、Googleドキュメントで任意の書類を作成する

■概要

新しい従業員の入社手続きに伴う書類作成は、人事労務担当者にとって時間のかかる定型業務ではないでしょうか。freee人事労務の情報を手作業で書類に転記していると、手間がかかるだけでなく入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報を登録するだけで、関連書類の作成が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。Googleドキュメントでの書類作成プロセスを自動化し、入社手続きを効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務とGoogleドキュメントを使い、入社手続きの書類作成に手間を感じている人事労務担当者の方
• 従業員情報の転記作業による入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいバックオフィスチームの方
• Googleドキュメントに関する自動化の具体的な方法を探しており、定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務への従業員登録をきっかけにGoogleドキュメントの書類が自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類作成の品質向上につながります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務とGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定します。
3. 次に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」を設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、取得した従業員情報をもとにGoogleドキュメントで書類を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 書類発行のオペレーションにおいて、作成したい書類の雛形として任意のGoogleドキュメントを設定してください。雇用契約書や入社承諾書など、用途に応じたテンプレートを準備することが可能です。
• 書類の雛形に対して、freee人事労務から取得した従業員の氏名や入社日といった情報を、どの箇所に差し込むかを任意で設定できます。これにより、従業員ごとの情報が反映された書類が作成されます。

■注意事項

• freee人事労務、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。