■概要
日々作成されるファイルの管理、特にファイル名へ日付を追加して整理する作業は、単純ながらも手間がかかる業務ではないでしょうか。手作業で行うと、ファイル名の付け忘れや移動ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルが追加されたことをきっかけに、ファイル名を自動でリネームし、指定のフォルダへ移動させることができます。手作業によるファイル管理から解放され、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでのファイル整理、特に手動でのリネームや移動に時間をかけている方
- ファイル名へ日付などを追加する命名規則を、自動で徹底したいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル追加をトリガーに、リネームから移動までを自動化するため、手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます
- 手作業で起こりがちなファイル名への日付の付け忘れや、移動先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが追加された場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルを別のフォルダに移動」アクションを設定し、新しいファイル名と移動先のフォルダを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、フローボットを起動させたい監視対象のフォルダを任意で設定してください
- ファイルを別のフォルダに移動するオペレーションでは、移動先のフォルダを任意で指定できます
- 同オペレーションで設定する新しいファイル名は、フローの実行日時などの動的な値や、任意のテキストを組み合わせて自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
