毎日、Microsoft SharePointの特定ファイルを複製しバックアップ用のフォルダに移動する

■概要

Microsoft SharePointに保存している重要なファイル、万が一の事態に備えてバックアップはできていますか。手作業でのバックアップは手間がかかる上に、対応漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したファイルを毎日決まった時間に自動で複製し、バックアップ用のフォルダへ移動させることが可能です。Microsoft SharePointのバックアップを自動化し、データ保全の工数を削減しながら安全性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointのファイルを手作業でバックアップしており、手間を感じている方
• Microsoft SharePointの重要なデータを保護するため、バックアップの自動化を検討している方
• 定期的なバックアップ作業を効率化し、データ管理の属人化を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間にMicrosoft SharePointのバックアップを自動で実行するため、手作業によるバックアップ対応の時間を削減できます。
• バックアップの取り忘れや操作ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なデータを確実に保護することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」「特定の時間」など、フローを起動したいスケジュールを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルを複製」アクションを設定し、バックアップしたいファイルと保存先のフォルダを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、バックアップを実行したい日時を「毎日」「毎週」「毎月」など、運用に合わせて自由にカスタマイズしてください。
• Microsoft SharePointでファイルを複製する設定では、バックアップ対象のファイルや保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。