■概要
Asanaでプロジェクトを管理する際、細分化されたサブタスクの進捗を一つひとつ確認し、一覧で状況を把握するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、報告のために情報をまとめる作業は、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてAsanaからサブタスクの一覧を自動で取得し、AIが内容を要約した上でSlackへ通知します。これにより、プロジェクトの進捗確認にかかる手間を省き、状況把握を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで多数のサブタスクを管理し、一覧での状況確認に時間を要しているプロジェクトマネージャーの方
- 複数のタスクにまたがるサブタスクの進捗を手作業でまとめて報告しているチームメンバーの方
- AsanaとSlackを日常的に利用しており、情報共有のプロセスを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動でAsanaのサブタスク一覧が自動で通知されるため、手動で情報を確認・収集する時間を他の業務に充てることができます。
- 人の手を介さずに情報を集約して通知するため、手作業による確認漏れや報告内容の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- オペレーションで、Asanaから特定のプロジェクトに紐づくタスクの一覧を取得します。
- 次に、繰り返し処理を設定し、取得したタスクごとにサブタスクの一覧を取得するよう設定します。
- 取得したサブタスクの情報をデータベース機能で一旦保存し、後続の処理でまとめて取得します。
- 次に、AI機能でデータベースに保存されたサブタスクの一覧情報を要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、AIが要約した内容を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい曜日や時間などを自由に設定できます。
- Asanaのオペレーションでは、サブタスクの一覧を取得したい対象のプロジェクトや親タスクを任意で指定してください。
- データベース機能では、Asanaから取得したサブタスクの情報のうち、どの項目を保存するかなどを自由に設定できます。
- AI機能では、要約の粒度や形式などを指示するプロンプトを自由にカスタマイズでき、タスク名などの変数を文章に含めることも可能です。
- Slackへの通知では、メッセージを送信するチャンネルやメンション先、通知本文の内容などを任意の値や前段のオペレーションで取得した情報をもとに設定できます。
■注意事項
- Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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