Googleカレンダーで予定が作成されたら、ChatGPT（Web検索対応）で解析しメールで共有する

■概要

日々のスケジュール管理で、Googleカレンダーに登録した予定の詳細を関係者に共有する際、毎回内容をまとめてメールを作成する作業に手間を感じていませんか。ChatGPTを活用して予定の要約や関連情報の検索を行うことは有効ですが、手作業での連携は非効率です。このワークフローを利用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されるだけで、ChatGPTが自動で内容を解析し、指定の宛先にメールで共有するまでの一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとChatGPTを連携させ、スケジュールの共有を自動化したいと考えている方
• 会議の概要やアジェンダを、予定登録と同時に自動で関係者へ通知したいチームリーダーの方
• 手作業による情報共有で発生しがちな、転記ミスや連絡漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 予定をGoogleカレンダーに登録するだけで、ChatGPTによる解析からメール共有までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのコピー＆ペーストやメール作成が不要になるため、情報の転記ミスや重要な予定の共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとChatGPTをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定し、新規予定の情報を取得します
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成（Web検索対応）」アクションを設定します。トリガーで取得した予定情報を基に、内容の解析や要約などを実行します
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に含めて指定の宛先にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の対象とするカレンダーIDや予定の種別、特定の検索キーワードを含む予定のみを対象にする、といった条件を任意で設定できます
• ChatGPTのオペレーションでは、使用するモデルやプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズでき、Googleカレンダーから取得した予定のタイトルなどの情報を変数としてプロンプトに組み込むことが可能です
• メール機能のオペレーションでは、任意の宛先（To, Cc, Bcc）や件名、メッセージ内容を設定できます。前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用したり、固定のテキストを設定したりすることが可能です

■注意事項

• Googleカレンダー、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• ChatGPTのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858