Googleカレンダーで会議予定が作成されたら、HubSpotの会社にミーティングを追加する

■概要

Googleカレンダーに会議予定が追加されるたびに、HubSpotへ手作業でミーティング情報を登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れや二重登録などのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーの予定作成をトリガーにして、HubSpotへのミーティング登録を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとHubSpotを併用し、活動記録を手入力している営業担当者の方
• HubSpotへのミーティング登録を自動化して、入力の手間や漏れをなくしたいと考えている方
• SaaS間の連携による業務効率化を進め、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定が作成されると、HubSpotへミーティング情報が自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 人の手による転記作業がなくなることで、入力漏れや登録間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとHubSpotをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合にのみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでAI機能を活用し、投稿の本文などから指定した情報をテキストとして抽出します
5. 次に、オペレーションでHubSpotの「会社を検索（キーワード検索）会社にミーティングを追加」アクションを設定し、会社情報を検索します
6. 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社にミーティングを追加」アクションを設定し、会議情報を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、対象とするカレンダーIDを任意で指定することで、特定のカレンダーで作成された予定のみを自動化の対象にできます
• HubSpotにミーティングを追加する際、Googleカレンダーから取得した予定の件名や日時、参加者といった情報を引用し、どの項目に登録するかを任意で設定できます

■注意事項

• Googleカレンダー、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。