Calendlyの予定がno-showにマークされたら、メールを自動送信する

‍■概要

Calendlyで設定した商談や面談の予定が無断でキャンセルされる「no-show」の対応に、手間を感じていませんか。
手作業でのフォローアップは時間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、Calendlyで予定がno-showにマークされた際に、フォローアップのメールを自動で送信する仕組みを構築でき、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Calendlyを活用した日程調整で、no-show時のフォローアップに課題を感じている方
• 手作業によるメール送信の手間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
• no-show対応の自動化に関心があり、メール送信の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyでステータスを変更するだけで自動でメールが送信されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を短縮できます。
• フォローアップメールの送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定がno-showにマークされたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、送信したい内容のメールを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールを送信するオペレーションでは、送信先やCC、BCCなどを任意で設定することが可能です。
• メールの件名や本文は自由に編集でき、Calendlyのトリガーで取得した予定の日時や参加者名などの情報を含めて、パーソナライズされた内容にすることもできます。

■注意事項

• CalendlyとYoomを連携してください。