Google スプレッドシートで行が追加されたら、Benchmark Emailでコンタクトを検索し未登録であれば追加する

■概要

Google スプレッドシートで管理しているリストを、メール配信のためにBenchmark Emailへ手作業で登録していませんか？この作業は定期的に発生するため手間がかかるうえ、登録漏れやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Benchmark Emailへのコンタクト追加が自動で完結するため、こうした課題を円滑に解消し、効率的な自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとBenchmark Email間でのデータ移行に手間を感じている方
• Benchmark Emailを活用した自動化で、メルマガ配信などの業務を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力で発生する、登録ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、Benchmark Emailへ自動でコンタクトを追加するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Benchmark EmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでBenchmark Emailの「コンタクトを検索」アクションを設定し、追加された行のメールアドレスが既に登録済みかを確認します
4. 次に、オペレーションに分岐機能を設定し、Benchmark Emailにコンタクトが存在しない場合のみ後続のアクションが実行されるよう条件を設定します
5. 続いて、Benchmark Emailの「コンタクトを追加」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を紐付けて新規コンタクトとして登録します
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了した行にコンタクト情報やステータスを追記します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、監視したいテーブルの範囲などを任意で設定してください。
• Benchmark Emailでコンタクトを検索する際には、スプレッドシートのどの列にある情報をメールアドレスとして利用するかを任意で設定できます。
• Benchmark Emailにコンタクトを追加する際には、メールアドレス以外にも、スプレッドシートから取得した氏名などの情報を各項目に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートのレコードを更新する設定では、どのシートのどの行を更新するかなどを任意で指定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Benchmark EmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は下記を参照してください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。