Googleフォームから回答が送信されたら、Benchmark Emailでコンタクトを検索し、未登録であれば追加する

■概要

Googleフォームで集めたお問い合わせやイベント申込者の情報を、手作業でBenchmark Emailに登録していませんか。こうした繰り返し作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、Googleフォームに回答が送信されると、自動でBenchmark Emailのコンタクト情報を検索し、未登録の場合のみ追加します。Benchmark EmailのAPI連携をノーコードで実現し、リード管理の手間を省き、効率的なマーケティング活動を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとBenchmark Emailでリード情報を管理しているマーケティング担当者の方
• Benchmark EmailのAPIを利用した連携など、手作業でのデータ移行を自動化したいと考えている方
• フォームからのリード獲得からナーチャリングまでのプロセスを効率化し、高速化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からBenchmark Emailへの登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、メールアドレスの登録間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Benchmark EmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. オペレーションでBenchmark Emailを選択し、「コンタクトを検索」アクションでフォームから取得したメールアドレスをキーに検索します。
4. 次に、分岐機能を設定し、前段の検索結果をもとに後続のアクションが実行されるよう条件を設定します。
5. Benchmark Emailにコンタクトが存在していなかった場合、「コンタクトを追加」アクションでフォームの回答内容を各項目にマッピングします。
6. Benchmark Emailにコンタクトが既に存在している場合、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、担当者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• Benchmark Emailの「コンタクトを検索」アクションでは、検索キーとなるメールアドレスの項目に、トリガーで取得したフォームの回答情報を設定してください。
• 分岐機能では、前段の検索結果を利用して「IDが空の場合」など、後続のオペレーションを実行する条件を任意に設定してください。
• Benchmark Emailの「コンタクトを追加」アクションでは、氏名や会社名などの各項目に、フォームで取得した対応する回答情報を変数として設定してください。
• Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメンション先を任意に設定でき、本文もフォームの回答内容などを変数として埋め込み、自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Benchmark Email、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。