Googleフォームから回答が送信されたら、PDF化し保存する

■概要

Googleフォームで収集したアンケートや申込内容を、都度手作業でPDF化して保存する作業に手間を感じていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスなども起こりがちです。このワークフローは、フォームへの回答内容を自動でPDF化し保存します。これにより、定型的な書類作成業務を効率化し、ミスなくスムーズな対応を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた申込内容などを、手作業でPDF書類にしている方
• 定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
• GoogleフォームからPDFを自動生成するような仕組みを探し、書類作成の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答があるたびに自動でPDFが生成されるため、書類作成の手間を省き、時間を有効活用できます
• 手作業による情報の転記ミスや作成漏れを防ぎ、常に正確な内容のPDF書類を管理することが可能になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します
3. 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得した回答内容を反映させたPDFを発行します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください
• 書類発行機能では、PDFの元となるGoogle スプレッドシートのテンプレートを任意に設定できます。また、フォームの回答内容などを変数として、テンプレート内の指定した箇所に差し込むことが可能です

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。