freee人事労務で従業員情報が特定条件に更新されたら、Googleカレンダーにオリエンテーション予定を作成する

‍■概要

メンバーの昇格に伴うオンボーディング準備は、人事や各部署の担当者にとって重要な業務ですが、手作業での情報連携や予定調整には手間がかかります。
特に、複数のツールを使っている場合、情報の転記ミスや対応漏れが発生しがちです。

このワークフローを活用すれば、freee人事労務の従業員情報更新をきっかけに、Googleカレンダーへのオリエンテーション予定作成までを自動化できるため、効率的な業務を実現し、コア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務を利用し、従業員の新規役職の対応業務に課題を感じている人事担当者の方
• Googleカレンダーでオリエンテーションの予定を手作業で作成している教育担当者やチームリーダーの方
• 従業員オンボーディングのプロセスを自動化し、組織全体の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務の情報更新からGoogleカレンダーへの予定作成までが自動処理されるため、手作業による対応時間を削減できます
• 手作業による予定の入力ミスや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな受け入れ体制を構築することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務とGoogleカレンダーをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員情報が更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで、freee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、更新された従業員の詳細情報を取得します
4. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分けます
5. 次に、オペレーションで「担当者依頼」を設定し、関係者へオリエンテーション準備などの対応を依頼します
6. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、オリエンテーションの予定を作成します
7. 最後に、オペレーションで「メール機能」を設定し、関係者へ予定作成が完了した旨を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 担当者への依頼アクションでは、依頼の件名や本文、担当者などを自由に設定できます
• Googleカレンダーの予定作成では、タイトルや説明欄に、freee人事労務から取得した従業員名などの情報を変数として埋め込むことが可能です
• メール送信のアクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を任意に設定したり、本文に固定のテキストや取得した情報を変数として活用したりできます

■注意事項

• freee人事労務、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。