HubSpotで新しい取引が作成されたら、見積書を作成する

■概要

HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業で見積書を作成し、メールで送付する業務に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引が作成されたことをトリガーに、関連情報を自動で取得し、Google スプレッドシートの雛形から見積書を自動生成できます。HubSpotで見積書作成業務のような仕組みをノーコードで構築し、見積書作成業務の効率化を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotの取引情報をもとに、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
• HubSpotで見積書作成業務のようなツールを探し、見積書作成の自動化を検討している方
• 営業チーム全体の業務を効率化し、ヒューマンエラーの削減を目指しているマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotで取引が作成されると自動で見積書が生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務である営業活動に集中できます。
• 手作業による金額の誤入力や顧客情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確性の高い見積書を迅速に発行することが可能になります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」「会社情報の取得」「コンタクトの取得」アクションをそれぞれ設定し、見積書作成に必要な情報を集めます
4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで取得した情報をもとに見積書を作成します
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して担当者などに送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートの「書類を発行する」オペレーションでは、ご自身の環境で用意した見積書の雛形となるスプレッドシートのファイルIDを任意で設定してください。
• メール機能でメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを任意の内容に設定してください。

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■注意事項

• HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。