Outlookでメールを受信したら、HubSpotに取引を作成する
Outlookでメールを受信したら、HubSpotに取引を作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
HubSpot
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した問い合わせメールなどを、都度HubSpotに手作業で転記していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーとして、HubSpotに自動で取引を作成するためのものです。HubSpotを活用した営業プロセスの自動化を実現し、機会損失を防ぎながら、迅速な顧客対応を可能にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlook経由の問い合わせをHubSpotで管理し、手入力に手間を感じている営業担当者の方
- HubSpotの自動化を活用して、リード対応の初速を上げたいと考えている方
- メールからの取引作成を自動化し、営業チームの業務効率を改善したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると自動でHubSpotに取引が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を削減できます
- 手作業での転記が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメールの本文などから取引作成に必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「取引の作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を連携して取引を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定において、対象とするメールフォルダを任意で設定できます。これにより、全ての受信メールではなく、特定のフォルダに届いたメールのみをきっかけにワークフローを起動させることが可能です
■注意事項
- Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
類似したテンプレートをご紹介！
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
HubSpot
HubSpot
を使ったテンプレート
Jotform送信内容をきっかけにHubSpotへ取引を自動登録するフローです。入力作業の手間や転記ミスを防ぎ、迅速なリード管理と情報の抜け漏れ防止で営業開始までのタイムラグを短縮します。
HubSpotの新規コンタクト作成を合図にTelegramへリアルタイムで自動通知するフローです。手動確認や連絡の手間を減らし、共有漏れと機会損失を抑え、営業の初動を早められます。
Zoho Forms送信をトリガーにHubSpotへ取引を自動作成するフローです。転記作業の手間や入力ミスを抑え、営業へのリード連携を速められます。
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
Outlookで受信したメールをAIで要約しNotionに自動追加するフローです。転記作業や要約の手間、入力ミスを抑え情報共有を円滑にします。複数のラベルやデータベースにも柔軟に対応できます。
Googleフォーム回答を受け取るとOutlookで配送依頼メールを自動送信するフローです。入力転記や送信漏れを減らし、注文増加時も安定して処理を回せ、手作業の負担とヒューマンエラーを抑えられます。
Outlookで受信したメールに添付されたDWGファイルを自動でPDF化しDiscordへ共有するフローです。転送や変換の手作業を減らし、作業時間短縮と共有漏れや変換ミスの防止、業務効率向上につながります。
使用しているアプリについて
HubSpot
YoomではHubSpotのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。HubSpotへコンタクトや取引先情報を自動的に登録したり、HubSpot上で情報が登録・更新されたことをトリガーにkintone、スプレッドシート、クラウドサインなどの様々なSaaSに情報を連携します。また、YoomのデータベースにHubSpotのコンタクト情報や取引先情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。
詳しくみるテンプレート
Jotform送信内容をきっかけにHubSpotへ取引を自動登録するフローです。入力作業の手間や転記ミスを防ぎ、迅速なリード管理と情報の抜け漏れ防止で営業開始までのタイムラグを短縮します。
Jotformの入力内容をもとにHubSpotで取引を作成する
HubSpotの新規コンタクト作成を合図にTelegramへリアルタイムで自動通知するフローです。手動確認や連絡の手間を減らし、共有漏れと機会損失を抑え、営業の初動を早められます。
HubSpotで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Telegramに通知する
Zoho Forms送信をトリガーにHubSpotへ取引を自動作成するフローです。転記作業の手間や入力ミスを抑え、営業へのリード連携を速められます。
Zoho Formsの入力内容をもとにHubSpotで取引を作成する
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみるテンプレート
Outlookで受信したメールをAIで要約しNotionに自動追加するフローです。転記作業や要約の手間、入力ミスを抑え情報共有を円滑にします。複数のラベルやデータベースにも柔軟に対応できます。
Outlookの受信内容を要約してNotionに追加する
Googleフォーム回答を受け取るとOutlookで配送依頼メールを自動送信するフローです。入力転記や送信漏れを減らし、注文増加時も安定して処理を回せ、手作業の負担とヒューマンエラーを抑えられます。
Googleフォームで注文情報が送信されたら、Outlookで配送依頼のメールを自動送信する
Outlookで受信したメールに添付されたDWGファイルを自動でPDF化しDiscordへ共有するフローです。転送や変換の手作業を減らし、作業時間短縮と共有漏れや変換ミスの防止、業務効率向上につながります。
OutlookでDWGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してDiscordで共有する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
新しいコンタクトが作成されたら
新しい会社が作成されたら
新しい取引が作成されたら
コンタクトが作成または更新されたら
会社が作成または更新されたら
取引が作成または更新されたら
フォームが送信されたら
製品が作成されたら
製品が作成または更新されたら
取引が指定のステージに更新されたら
カスタムオブジェクトにレコードが作成されたら
カスタムオブジェクトのレコードが作成または更新されたら
注文が作成または更新されたら
注文が作成されたら
チケットが作成されたら
チケットが作成または更新されたら
サービスが作成されたら
サービスが作成または更新されたら
フローボットオペレーション
【非推奨】コンタクトの作成
【非推奨】コンタクトの取得
最新のコンタクトのコンタクトIDを取得
【非推奨】コンタクトの更新
【非推奨】コンタクトを検索（キーワード検索）
【非推奨】会社の作成
【非推奨】会社情報の取得
最新の会社IDを取得
【非推奨】会社の更新
【非推奨】会社を検索（キーワード検索）
【非推奨】取引の作成
【非推奨】取引情報の取得
最新の取引IDを取得
【非推奨】取引の更新
【非推奨】取引を検索（キーワード検索）
【非推奨】コンタクトのカスタムプロパティを取得
【非推奨】会社のカスタムプロパティを取得
【非推奨】取引のカスタムプロパティを取得
フローボットトリガー
新しいコンタクトが作成されたら新しい会社が作成されたら新しい取引が作成されたらコンタクトが作成または更新されたら会社が作成または更新されたら取引が作成または更新されたらフォームが送信されたら製品が作成されたら製品が作成または更新されたら取引が指定のステージに更新されたらカスタムオブジェクトにレコードが作成されたらカスタムオブジェクトのレコードが作成または更新されたら注文が作成または更新されたら注文が作成されたらチケットが作成されたらチケットが作成または更新されたらサービスが作成されたらサービスが作成または更新されたらタスクが作成されたら取引にメモが追加されたら指定したスレッドのメッセージに返信したら
フローボットオペレーション
【非推奨】コンタクトの作成【非推奨】コンタクトの取得最新のコンタクトのコンタクトIDを取得【非推奨】コンタクトの更新【非推奨】コンタクトを検索（キーワード検索）【非推奨】会社の作成【非推奨】会社情報の取得最新の会社IDを取得【非推奨】会社の更新【非推奨】会社を検索（キーワード検索）【非推奨】取引の作成【非推奨】取引情報の取得最新の取引IDを取得【非推奨】取引の更新【非推奨】取引を検索（キーワード検索）【非推奨】コンタクトのカスタムプロパティを取得【非推奨】会社のカスタムプロパティを取得【非推奨】取引のカスタムプロパティを取得【非推奨】コンタクトIDの一覧を取得【非推奨】会社IDの一覧を取得【非推奨】取引を検索（フィルタ検索）【非推奨】コンタクトのカスタムプロパティを更新【非推奨】会社のカスタムプロパティを更新【非推奨】取引のカスタムプロパティを更新【非推奨】チケットを作成フォームに情報を送信【非推奨】チケットを更新【非推奨】レコードを関連付ける【非推奨】コンタクトにメモを追加【非推奨】ファイルの公開用URLを取得【非推奨】カスタムオブジェクトのレコードを取得【非推奨】カスタムオブジェクトのレコードを作成【非推奨】カスタムオブジェクトのレコードを更新【非推奨】カスタムオブジェクトのレコードを検索（キーワード検索）【非推奨】製品を取得【非推奨】製品を作成【非推奨】製品を更新【非推奨】製品を検索（キーワード検索）【非推奨】チケットのカスタムプロパティを更新【非推奨】会社にメモを追加【非推奨】取引にメモを追加【非推奨】チケットにメモを追加【非推奨】会社にミーティングを追加【非推奨】複数のコンタクトを検索（フィルタ条件）【非推奨】チケットの詳細を取得【非推奨】取引に商品項目を追加【非推奨】製品を検索（フィルタ検索）【非推奨】オーナー（担当者）情報を取得【非推奨】オーナー（担当者）のリストを取得【非推奨】複数の会社を検索（フィルタ条件）【非推奨】カスタムオブジェクトのレコードにメモを追加【非推奨】特定のコンタクトに関連付けられた会社IDを取得【非推奨】特定の取引に紐付くカスタムオブジェクトレコードIDを取得【非推奨】ユーザーを作成【非推奨】サービスのカスタムプロパティを取得【非推奨】ミーティングログを作成【非推奨】チケットのカスタムプロパティを取得【非推奨】見積もりを取得【非推奨】見積もりを更新【非推奨】タスクを作成【非推奨】見積もりを削除【非推奨】見積もりを検索フォームの作成【非推奨】コールログの作成税率の一覧取得【非推奨】項目を検索（フィルタ検索）【非推奨】手数料を検索（フィルタ検索）【非推奨】割引を検索（フィルタ検索）【非推奨】見積もりテンプレートを検索（フィルタ検索）【非推奨】見積もりに署名者を追加【非推奨】見積もりを作成【非推奨】取引の商品項目を取得【非推奨】商品項目の詳細情報を取得【非推奨】タスクの一覧を取得【非推奨】タスクの取得オブジェクトの関連を確認【非推奨】ユーザー情報を取得【非推奨】ユーザーを検索（キーワード検索）【非推奨】ユーザーを検索（フィルタ検索）【非推奨】サブスクリプション定義一覧を取得【非推奨】複数のチケット検索（フィルタ条件）【非推奨】パイプラインのステージ一覧を取得【非推奨】パイプラインのステージを取得【非推奨】コンタクトに紐づくメモの一覧を取得【非推奨】カスタムオブジェクトのレコードを検索（フィルタ検索）【非推奨】商品項目のカスタムプロパティを取得カスタムオブジェクト間の関連付けを作成チケットとカスタムオブジェクトのレコード関連付けを作成受信トレイのスレッド一覧を取得【非推奨】CRMデータのエクスポートタスクを実行【非推奨】エクスポートタスクのステータスとファイルURLを取得エクスポートファイルをダウンロードカスタムオブジェクトのレコードを作成（取引レコードと紐付け）コンタクトの作成コンタクトの取得コンタクトの更新コンタクトを検索（キーワード検索）コンタクトのカスタムプロパティを取得コンタクトIDの一覧を取得コンタクトのカスタムプロパティを更新コンタクトにメモを追加複数のコンタクトを検索（フィルタ条件）特定のコンタクトに関連付けられた会社IDを取得コンタクトに紐づくメモの一覧を取得タスクを作成タスクの一覧を取得タスクの取得会社の作成会社情報の取得会社の更新会社を検索（キーワード検索）会社のカスタムプロパティを取得会社IDの一覧を取得会社のカスタムプロパティを更新会社にメモを追加会社にミーティングを追加複数の会社を検索（フィルタ条件）取引の作成取引情報の取得取引の更新取引を検索（キーワード検索）取引のカスタムプロパティを取得取引を検索（フィルタ検索）取引のカスタムプロパティを更新取引にメモを追加取引に商品項目を追加取引の商品項目を取得カスタムオブジェクトのレコードを取得カスタムオブジェクトのレコードを作成カスタムオブジェクトのレコードを更新カスタムオブジェクトのレコードを検索（キーワード検索）カスタムオブジェクトのレコードにメモを追加特定の取引に紐付くカスタムオブジェクトレコードIDを取得カスタムオブジェクトのレコードを検索（フィルタ検索）チケットを作成チケットを更新チケットのカスタムプロパティを更新チケットにメモを追加チケットの詳細を取得チケットのカスタムプロパティを取得複数のチケット検索（フィルタ条件）製品を取得製品を作成製品を更新製品を検索（キーワード検索）製品を検索（フィルタ検索）見積もりを取得見積もりを更新見積もりを削除見積もりを検索見積もりテンプレートを検索（フィルタ検索）見積もりに署名者を追加見積もりを作成ユーザー情報を取得ユーザーを検索（キーワード検索）ユーザーを検索（フィルタ検索）ユーザーを作成パイプラインのステージ一覧を取得パイプラインのステージを取得オーナー（担当者）のリストを取得オーナー（担当者）情報を取得エクスポートタスクのステータスとファイルURLを取得CRMデータのエクスポートタスクを実行商品項目の詳細情報を取得商品項目のカスタムプロパティを取得レコードを関連付けるファイルの公開用URLを取得サブスクリプション定義一覧を取得コールログの作成項目を検索（フィルタ検索）手数料を検索（フィルタ検索）割引を検索（フィルタ検索）ミーティングログを作成サービスのカスタムプロパティを取得コンタクトにカスタムオブジェクトのレコードを関連付ける
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
自分のカレンダーにイベントを登録する予定表を作成する指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録するメールの添付ファイルの情報を取得するメールの添付ファイルをダウンロード指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する自分のカレンダーのイベントを削除する自分のカレンダーのイベントを更新するタスクを作成する（リマインド設定対応）タスクを作成する（リマインド設定非対応）自分のカレンダーのイベントを検索する指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する会議の日時を検索する予定表一覧を取得メールのメッセージを取得メッセージを移動特定のメッセージを取得特定のフォルダーのメッセージを検索関連するブログ記事一覧
今回使用したアプリを使って業務を自動化する方法を詳しく解説しています！
.png){kind=small}
