Outlookでメールを受信したら、HubSpotに取引を作成する

■概要

Outlookで受信した問い合わせメールなどを、都度HubSpotに手作業で転記していませんか？こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、Outlookでのメール受信をトリガーとして、HubSpotに自動で取引を作成するためのものです。HubSpotを活用した営業プロセスの自動化を実現し、機会損失を防ぎながら、迅速な顧客対応を可能にします。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlook経由の問い合わせをHubSpotで管理し、手入力に手間を感じている営業担当者の方
• HubSpotの自動化を活用して、リード対応の初速を上げたいと考えている方
• メールからの取引作成を自動化し、営業チームの業務効率を改善したいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信すると自動でHubSpotに取引が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を削減できます
• 手作業での転記が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、受信したメールの本文などから取引作成に必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「取引の作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を連携して取引を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定において、対象とするメールフォルダを任意で設定できます。これにより、全ての受信メールではなく、特定のフォルダに届いたメールのみをきっかけにワークフローを起動させることが可能です

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■注意事項

• Outlook、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。