■概要
Microsoft SharePointを活用した在庫管理において、紙やPDFで受け取った発注書などを手作業でリストに入力する業務に手間を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCRが内容を自動的に読み取りリストに情報を追加するため、手入力に伴う作業負担や入力ミスといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointを利用した在庫管理で、手作業での入力に課題を感じている方
- 発注書や納品書などの書類をOCRで自動的にデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
- Microsoft SharePointのリスト機能を活用して、在庫情報の管理をよりスムーズにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルが追加されると、OCRによる読み取りからリストへのアイテム追加までが自動で実行されるため、データ入力にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業による転記が不要になることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、在庫データの正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分けます
- 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、Microsoft SharePointの「リストにアイテムを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をリストに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointでリストにアイテムを追加する際に、どの項目にどの情報を追加するかを自由に設定できます。例えば、OCR機能で読み取った「商品名」や「数量」といった値を、Microsoft SharePointリストの対応する列に変数として埋め込むことが可能です
- また、登録日や担当者名など、特定の項目に固定のテキストや日付を入力するようなカスタムも行えます
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください
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