■概要
新しいメンバーの入社に伴うHRMOS勤怠への新規ユーザー登録は、手作業で行うと手間がかかる業務の一つではないでしょうか。 特に、入社情報をGoogleフォームなどで受け付けている場合、その内容を手動で転記する作業は入力ミスが発生する原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その情報を基にHRMOS勤怠へ新規ユーザーを自動で登録できるため、一連の作業を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報を基にHRMOS勤怠への新規ユーザー登録を手作業で行っている方
- HRMOS勤怠への新規ユーザー登録を自動化し、入力ミスや対応漏れを防ぎたい人事労務担当者の方
- 入社手続きに関する定型業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーにHRMOS勤怠へ新規ユーザーが自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとHRMOS勤怠をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHRMOS勤怠の「新規ユーザーを登録」アクションを設定し、フォームの回答内容を各項目にマッピングします。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ登録完了を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
- HRMOS勤怠のユーザー登録アクションでは、フォームから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を、登録したい各項目に自由に設定できます。
- メール通知アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にフォームの回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、HRMOS勤怠のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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