Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、HRMOS勤怠に新規ユーザーを登録する

■概要

Gmailで入社連絡などを受け取った後、HRMOS勤怠へ手動でユーザー情報を入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したことをきっかけに、AIがメール本文から必要な情報を抽出し、HRMOS勤怠へ新規ユーザーとして自動で登録します。これにより、手作業による登録業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの連絡を基に、HRMOS勤怠へのユーザー登録を手作業で行っている方
• HRMOS勤怠への情報登録における、入力ミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方
• 従業員の入社手続きなど、バックオフィス業務全体の効率化を推進したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーにHRMOS勤怠へのユーザー登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとHRMOS勤怠をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から新規ユーザーの氏名やメールアドレスなどを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでHRMOS勤怠の「新規ユーザーを登録」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を各項目にマッピングします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに含まれるキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文を変数として利用し、氏名やメールアドレスといった抽出したい項目を自由に設定できます。
• HRMOS勤怠に登録する際、前段で抽出した情報だけでなく、部署名などの固定値を特定の項目に設定することも可能です。

■注意事項

• Gmail、HRMOS勤怠のそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。