■概要
コラボフローのフォーム項目が増えてくると、手作業での棚卸しや管理に手間を感じることはありませんか？ どのフォームにどのような項目が設定されているのかを把握するために、手動で情報を取得し転記する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、定期的にコラボフローから特定のフォームの項目一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに出力することが可能になるため、こうした管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローのフォーム項目を手作業でリスト化し、管理に手間を感じている方
- 定期的なフォーム項目の取得や棚卸作業の効率化を図りたい情報システム担当の方
- コラボフローのメンテナンス性を高め、属人化を防ぎたいと考えているワークフロー管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール起動でコラボフローのフォーム項目一覧を自動取得するため、これまで手作業で行っていた情報収集や転記作業の時間を削減します。
- 手動での転記作業が不要になることで、コピー＆ペーストのミスや取得漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、定期的にフローを起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「フォームのパーツ一覧取得」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「繰り返し処理」アクションを設定し、取得した情報を1件ずつ処理するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、毎日、毎週、毎月など、フローを起動したいタイミングを任意で設定してください。
- コラボフローのアクションでは、項目一覧を取得したい対象のインスタンス名やフォームIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、転記するスプレッドシートのやシート（タブ）などを任意で設定してください。繰り返し（ループ）処理で設定した項目や固定の値を任意の各フィールドに追加できます。
■注意事項
- コラボフロー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
