■概要
Web会議後の議事録作成、特に文字起こしした内容をMicrosoft Excelへ転記する作業に時間を取られていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローは、Web会議が開始されると自動で会議の文字起こしを行い、会議終了後にその結果を要約してMicrosoft Excelの指定のファイルに記録するため、手作業による手間やミスをなくし、効率的な議事録管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議の文字起こし結果を、手作業でMicrosoft Excelにまとめている方
- 定型的な会議の議事録作成にかかる時間を短縮し、業務効率を改善したい方
- 文字起こしデータの転記ミスを防ぎ、正確な議事録管理の仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Web会議の開始をトリガーに、文字起こしからMicrosoft Excelへの記録までが自動化され、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による文字起こし内容の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します
- トリガーでWeb会議機能を選択し、「Web会議が開始されたら」というアクションを設定します。この設定により、会議が始まると自動で文字起こしが実行されます
- オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約内容や会議情報などを指定のファイルに行として追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議機能のトリガー設定では、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で設定してください
- AI機能による要約では、要約対象のテキストとして前段のフローで取得した文字起こし結果などを変数で指定したり、要約の条件をプロンプトで任意に設定したりすることが可能です
- Microsoft Excelにレコードを追加する設定では、どの列にどの情報を出力するかを任意に指定できます。前段で取得した情報だけでなく、固定のテキストも設定可能です
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- Microsoft Excelに対して値の追加や更新を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。
